Por qué importan los libros
Los libros societarios son la prueba de cómo funciona la sociedad: quiénes son los socios, quiénes la administran y qué decisiones se tomaron. Los pide un banco para otorgar un crédito, un comprador para evaluar una empresa, un juez en un conflicto entre socios y un inspector en una fiscalización.
Una sociedad con libros atrasados no puede demostrar que aprobó sus balances, que designó a sus autoridades o que autorizó una operación.
Qué libros lleva una sociedad
Depende del tipo societario, pero en general:
- Libro de actas de directorio o de gerencia.
- Libro de actas de asambleas o reuniones de socios.
- Registro de acciones, en las sociedades por acciones.
- Registro de asistencia a asambleas.
- Libro diario y libro de inventarios y balances, que son contables.
Según la jurisdicción y el tipo, pueden ser libros en papel rubricados o libros digitales.
Qué incluye
- Rúbrica de libros nuevos o de continuación.
- Redacción de actas de directorio o gerencia.
- Redacción de actas de asamblea: aprobación de balances, designación de autoridades, distribución de utilidades, reformas.
- Convocatorias y registro de asistencia.
- Llevado del registro de accionistas y de las transferencias.
- Regularización de libros atrasados.
Qué tiene que decir un acta para que sirva
Un acta mal redactada puede no probar nada. Como mínimo tiene que dejar claro:
- Lugar, fecha y hora de la reunión.
- Quiénes estuvieron presentes y con qué participación, para verificar el quórum.
- El orden del día que se trató.
- Qué se resolvió en cada punto, con las mayorías alcanzadas.
- Las firmas que exige el estatuto.
Frases como "se aprobó todo por unanimidad" sin detallar qué se aprobó son las que después no alcanzan frente a un banco, un comprador o un juez.
Errores frecuentes
- Aprobar el balance "de palabra" y no labrar el acta.
- Perder los libros y no pedir la rúbrica de nuevos.
- Redactar actas genéricas que después no sirven como prueba.
- No registrar una transferencia de acciones.
